Цифровое преимущество: как автоматизация в обработке документов меняет игру

Исследование портала РынокВзыскания.РФ в сотрудничестве с экспертами из компании Лигрес показывает, что инновационный подход к автоматизации документооборота пока принят не всеми. Лишь 5% лидеров отрасли активно интегрируют цифровые технологии, обеспечивая себе преимущество благодаря улучшению процессов взыскания. Оставшиеся 95% рынка находятся на разных стадиях пути к цифровой трансформации: 12% крупных компаний стоят на пороге изменений, но ещё не перешли его, в то время как подавляющее большинство — 83% средних компаний — продолжают полагаться на традиционные, устаревшие методы работы.

Диспропорция в принятии инноваций создаёт не только технологический, но и стратегический разрыв между компаниями. Первопроходцы цифровизации уже столкнулись и успешно справились с многими проблемами, такими как неструктурированная передача кредитной документации и трудности в электронном документообороте судебных инстанций, в то время как для остальных эти проблемы остаются актуальными. Результаты исследования однозначно указывают на необходимость интеграции автоматизированных систем не только в процессе формирования кредитного досье, но и на последующих этапах работы — от обработки документации до взаимодействия с нотариальными конторами, ФССП и судебными органами.

ОСНОВЫ ИССЛЕДОВАНИЯ: МЕТОДОЛОГИЯ И ПОДХОДЫ

Портал РынокВзыскания.РФ в партнёрстве с компанией ЛИГРЕС провел исследование по  оценке степени автоматизации документооборота в коллекторском секторе.

В опросе приняли участие 22 компании, включая кредитные агентства (КА) и микрофинансовые организации/микрокредитные компании (МФО/МКК).

В исследовании участвовали компании разного уровня по выручке:

• мелкие компании  (с выручкой до 120 млн рублей),
• средние компании (с выручкой от 200 млн до 1 млрд рублей),
• крупные компании (с годовой выручкой от 1 до 8 млрд рублей).

Таким образом, опрос охватывал компании разного масштаба и уровня доходности, что позволяет получить всестороннюю информацию о ситуации на рынке взыскания.

МЕТОДЫ СБОРА И АНАЛИЗА ДАННЫХ

Для сбора данных использовались анкетирование представителей компаний и аудит текущих процессов обработки документов. В ходе исследования анализировался процесс документооборота в полном цикле коллекторской деятельности: кредитные досье, судебные документы, а также другие виды документации. В число рассматриваемых документов входили, например, договоры займа, расчеты задолженности, подтверждения переводов, а также различные судебные определения и постановления. Анализ данных включал количественную оценку количества и типов документов, а также качественную оценку степени их автоматизации.

РЕЗУЛЬТАТЫ ИССЛЕДОВАНИЯ

Исследование автоматизации процессов взыскания долгов показало, что 83% средних и мелких компаний не используют автоматизацию документооборота, полагаясь на ручную обработку документов. 12% крупных и средних компаний внедрили частичную автоматизацию для базовых задач. Только 5% крупнейших компаний достигли полной автоматизации, применяя современные технологии (интеграция с вендором или собственные разработки). Это выявляет разрыв в технологическом прогрессе между компаниями разного размера, что может влиять на их будущую конкурентоспособность.

«Бумажные» проблемы рынка взыскания
 

По итогам проведенного исследования были выявлены ключевые проблемы, затрудняющие работу коллекторских агентств в сфере документооборота.

Неструктурированная передача кредитной документации от кредиторов приводит к потере времени и увеличению трудозатрат при обработке огромных объемов информации. В частности, фиксируются пакеты досье, насчитывающие от 30 до 40 тысяч документов, при этом в одном документе может содержаться до 45 страниц, относящихся к разным должникам. Помимо этого, размеры некоторых портфелей могут достигать 16-20 гигабайт. Отсутствие централизованной и стандартизированной системы создает значительные задержки и возможность ошибок при обработке данных.

Низкая пропускная способность при подаче заявлений в суд через электронные системы ставит под сомнение эффективность существующих подходов к судебным разбирательствам. Для примера, печатное обращение 3000 дел может быть обработано за 2-3 дня, тогда как электронная подача требует в два раза больше времени.

Полностью ручной процесс обработки почтовых отправлений накладывает дополнительную нагрузку на сотрудников, увеличивая риск ошибок и задержек в идентификации важной корреспонденции и вносе данных в системы. Ручное выделение ключевых документов для подачи в суд или нотариат и идентификация должника занимают значительное время сотрудников. 

АВТОМАТИЗАЦИЯ КЛЮЧЕВЫХ АСПЕКТОВ ДОКУМЕНТООБОРОТА

В рамках исследования были выявлены потенциальные точки для внедрения автоматизации в полном цикле работы коллекторских агентств, что может кардинально изменить практику взыскания задолженностей.

Этап формирования кредитного досье можно обозначить как начальную точку внедрения технологических инноваций. Использование программного обеспечения для первичной обработки и классификации документов сократит человеческий фактор и ускорит начало процесса взыскания.

Второй этап, который подлежит оптимизации, — это процесс загрузки документов. Реализация автоматизированных систем загрузки документов может существенно увеличить эффективность работы коллекторов, уменьшая рутинную нагрузку на сотрудников.

Также важным моментом является автоматизация общения с нотариусами и Федеральной службой судебных приставов. Специализированные программные решения могут обеспечить безбумажный и бесперебойный обмен информацией, что ускорит процесс передачи документов и сделает его более прозрачным.

Судебные процессы также не обошли стороной: цифровая подача и обработка судебных документов могут резко сократить время рассмотрения дел и выполнения исполнительных действий, что в свою очередь ускорит закрытие дел по взысканию.

Автоматизация загрузки и обработки информации в коллекторские системы может привести к более оперативному обновлению статуса долгов и управлению взысканием, обеспечивая более высокую точность и контроль за ходом взыскания.

ЦИФРОВОЕ ПРЕИМУЩЕСТВО: КАК АВТОМАТИЗАЦИЯ ПРОЦЕССОВ МЕНЯЕТ ИГРУ

Минимальная экономия – почти 3 млн рублей в месяц

Компания, успешно реализовавшая проект автоматизации документооборота, поделилась с нами своими результатами автоматизации документооборота.  До внедрения автоматизации среднее время обработки кредитного досье - порядка трех дней. Ежемесячные расходы на этот участок работы - около 300 тыс. рублей. Работа строилась на вводе данных вручную. Основными причинами таких показателей были ручной ввод данных, невысокая скорость обработки информации и частые ошибки при оформлении документов. Средний срок обработки входящего документа составлял три дня. Каждый юрист обрабатывал до 50 дел в день. На классификацию и обработку одного кредитного досье уходило около 30 минут.

Автоматизация была направлена на решение трех ключевых задач: снижение затрат, увеличение скорости обработки и минимизация ошибок. Для этих целей была внедрена система на базе искусственного интеллекта, включающая функции распознавания и классификации документов, а также автоматическую проверку на полноту и извлечение необходимых данных.

В компании отмечают, что все поставленные задачи решены в полном объеме. Так, проверка комплектности цессии после введения автоматизации документооборота занимает 1-2 дня. Затраты на обработку сокращены на 60%. Время на подготовку документов для подачи в суд оптимизировано на 38%. Затраты на печать досье снижены на 16%. Распознавание одного документа теперь занимает менее 5 секунд. Пропускная способность - 100 000 страниц в сутки. Обучение на новый тип документов - 7 дней. Общая ежемесячная экономия в масштабах процесса достигает 2,6 млн рублей. За счет исключения человеческого фактора заметно улучшилась точность обработки данных. Кроме того, документация стала полностью соответствовать требованиям ГАС "Правосудие" и была интегрирована в электронную систему управления компании, что также значительно оптимизировало трудозатраты и использование рабочего времени сотрудников.
 

ОЖИДАНИЯ И ПРОГНОЗЫ ДЛЯ РЫНКА ВЗЫСКАНИЯ

Неизбежный вывод, который напрашивается из данного исследования — отстающие компании рискуют утратить свои позиции на рынке, если не начнут действовать немедленно. Автоматизация, по всей видимости, становится не просто преимуществом, но и необходимостью для выживания и развития в современной динамичной экономической среде.

Интеграция передовых технологий предоставляет возможности не только для оптимизации текущих операций, но и для открытия новых направлений в бизнесе. С улучшением аналитики и управления данными, коллекторские агентства могут разрабатывать более персонализированные и эффективные стратегии взыскания, повышая свои шансы на успешное разрешение сложных случаев.

В заключение, предстоящие годы обещают быть переломными для индустрии взыскания. Те компании, которые нацелены на инновации и готовы адаптироваться к меняющимся условиям, будут лидировать на рынке, устанавливая новые стандарты в работе с задолженностью.

Ключевой тренд, который будет способствовать этим изменениям — развитие искусственного интеллекта и машинного обучения. Эти технологии обеспечивают высокую точность при автоматизации сложных задач, таких как анализ и классификация документов, извлечение данных и их анализ, что делает их незаменимыми инструментами в арсенале коллекторских агентств. Системы, способные анализировать большие объемы данных, будут использоваться для оценки вероятности возврата долгов, позволяя более точно использовать ресурсы и усилия взыскания.