Как повысить эффективность судебного взыскания: обзор простых и сложных решений

Среди небольших коллекторских агентств бытует мнение, что автоматизация бизнес-процессов — это дорогой и долгий путь. Отчасти это так и есть, но профессионалы знают хитрости, помогающие оптимизировать затраты. О том, как сделать автоматизацию доступной даже небольшим компаниям и какие практические результаты она может принести, обсуждали на третьей сессии конференции «Debt Tech 2024: стратегии и технологии в новых условиях», организованной порталом «Рынок Взыскания» 11 октября в Москве. Самое интересное из дискуссии — в нашем обзоре.

Мифы и реальность автоматизации взыскания

В начале презентации Максим Миронов, генеральный директор «Смарт Бизнес Лаб», привел в пример несколько мифов, которые распространены на рынке:

• автоматизация — это всегда дорого, на старте понадобится несколько миллионов рублей;
• помимо вложений, необходим обширный штат IT-специалистов;
• автоматизация — это долгий процесс, потребуется сложная интеграция с CRM-системой, придется столкнуться с неудачными релизами, а первые результаты будут в лучшем случае через полгода.

«На самом деле можно выбирать разные решения, автоматизация доступна и небольшим ПКО и МФО. Точка отсчета начинается не с миллионов — она стартует с простых решений, которыми можно пользоваться здесь и сейчас», — уверен спикер.

Свой метод Максим Миронов назвал техникой пяти шагов.

Шаг 1 — использовать облачные решения 

С помощью готовых облачных решений можно закрывать потребности в следующих сферах:

• определение подсудности; 
• распознавание сканов досье и сбор информации; 
• отправка электронных заказных писем;
• мониторинг статуса судебного дела; 
• парсинг данных ФССП и судов. 

Шаг 2 — актуализировать качество исходных данных 

Плохие исходные данные генерируют финансовые потери компании. Отсутствие должной работы с информацией приводит к росту возвратов документов из суда: в среднем 5% возвратов приходится на отсутствие актуального адреса должника и еще 3% — на отсутствие идентификатора личности. При этом отработка одного возврата стоит ПКО 200 рублей — просто из-за некорректного определения подсудности.

Как можно актуализировать данные:

• запросить их у кредитора, цедента, принципала; 
• вручную или автоматически достать из досье; 
• использовать готовые облачные решения.

Актуализация данных позволяет в кратчайшие сроки получить судебный приказ и начать исполнительное производство.

Шаг 3 — использовать возможности Microsoft Word, Excel, Outlook 

Базовые офисные инструменты позволяют: 

• автоматически рассылать письма в суды и ФССП; 
• преобразовывать файлы для электронной подачи в суд; 
• автоматически сортировать и собирать информацию из больших файлов; 
• использовать макросы для автоматизации рутинных действий.

Шаг 4 — выстраивать ресурсный баланс

Этот шаг можно поделить на несколько этапов: 

• аналитика своих рабочих процессов — на этой стадии необходимо понять, насколько дорого и эффективно решать задачи своими силами;
• анализ аутсорсеров по цене, качеству, наполнению и удобству сервисов — выбор лучшего; 
• аудит внешних ресурсов — следует сравнивать действующего аутсорсера с текущим рыночным предложением. При необходимости менять подрядчика на более эффективного и выгодного.

Шаг 5 — мониторить предложения контрагентов и государственных сервисов 

На что стоит обращать внимание: 

• новые возможности ЕПГУ/СМЭВ;
• появление ЭДО у новых участков мировых судей;
• новые услуги рынка;
• обновленные опции действующих продуктов и сервисов.

Базовая оптимизация коллекторского агентства малыми силами — лишь один из вариантов. Также ПКО может выбрать одно из готовых решений, представленных на рынке. О них также шла речь на Debt Tech 2024.

Legal Resources — система из кирпичиков 

Константин Прошутинский, владелец продукта OCR/ML-технологий в компании Legal Resources, свою речь начал с описания проблем, с которыми сталкиваются компании, занимающиеся взысканием просроченной задолженности.

К ним относятся:

• нехватка человеческих ресурсов для обработки кредитного досье; 
• рост процента ошибок ручной подачи заявлений в суд;
• увеличение времени на обработку текущих объемов без возможности роста;
• трудоемкий процесс контроля ручных процессов обработки документов;
• потери важных документов;
• ошибки ручного прикрепления информации из документов в информационные системы.

Часто попытки автоматизировать бизнес-процессы приводят к появлению новых трудностей. Внедрение приводит к полной перестройке процессов внутри компании и требует много времени, денег и технической доработки.

«Существуют отдельные сервисы, которые не закрывают весь процесс работы с документами на судебной стадии. По сути, использование того или иного сервиса не дает тот результат, который могло бы дать комплексное решение», — пояснил эксперт.

Решение Legal Resources состоит из цепочки сервисов-кирпичиков, которые позволяют эффективно закрывать судебную стадию взыскания. При этом заказчик может использовать как все «кирпичики» системы, так и отдельные сервисы.

В полном виде производственная цепочка выглядит следующим образом: 

• вначале клиент загружает кредитное досье на SFTP-сервер; 
• на втором этапе решение «ОКО-СКАН: классификация» анализирует полученное досье и готовит заявление для подачи в суды и нотариат в онлайн- и офлайн-формате;
• третий этап — автоматизированный мониторинг судебных решений; 
• на финальной стадии продукт «ОКО-СКАН: извлечение» помогает внести данные (в том числе рукописные) из судебной документации в коллекшн-системы, что позволяет оперативно перейти к исполнительной стадии.

Спикер подчеркнул, что сервисы Legal Resources сводят ошибки при обработке данных к 1–2% против 10–20% в ручном режиме. Объем обрабатываемой документации при этом увеличивается в 100 раз.

В дальнейшем Legal Resources планирует внедрить AI-компоненты в свою цепочку сервисов. Искусственный интеллект будет в автоматическом режиме составлять заявления в суд и отрабатывать возвраты и отказы, не используя типизированные шаблоны.

Global C — все в одном 

Разработчика CSBI на Debt Tech 2024 представляла Юлия Судакова — заместитель генерального директора компании. CSBI занимается созданием прикладного софта несколько десятков лет и на данный момент активно продвигает продукт под названием Global C. Это сервис по автоматизации процессов взыскания, который позволяет работать с каждой стадией взыскания — от досудебной до исполнительной.

Функции Global C на каждой стадии:

• Досудебная: массовые звонки и рассылки по базе, запись и хранение разговоров, счетчики и ограничения по 230-ФЗ, автоинформирование.
• Судебная стадия: настройка стратегии взыскания, электронное досье, карточка судебной работы, автоподготовка документов для суда.
• Исполнительное производство: карточка исполнительного производства, расчет текущего остатка задолженности, работа с залогом, автоподготовка документов для ФССП.
• Базовые функции: аналитика и отчетность, управление задачами сотрудников, массовая работа с данными, ролевая модель.

По словам Юлии Судаковой, Global C интегрирована со всеми необходимыми сервисами: ФССП, МВД, ЗАГС, ГИС, ЦВПЗ, ГАС правосудие, 1С, сервисами автообзвона и СМС-рассылок, «Почтой России», Федресурсом, ГИС ГМП.

Кроме того, в основе Global C лежит BPM-движок, который позволяет гибко настроить стратегию работы. Система автоматически раздает задания сотрудникам и планирует их будущие действия.

«Еще одна интересная вещь — это шаблонизатор форм. Все вы знаете, что у нас есть куча документов, которые готовятся для суда, для подачи в ФССП. У Global C уже “под капотом” зашиты шаблонные формы, которые при необходимости может заменить администратор системы, не прибегая к запросу IT-специалистов», — пояснила Юлия Судакова. 

Комплексный подход позволяет использовать Global C в разных сферах — от ПКО до банков и отделов взыскания МФО.

Вот как выглядит один из кейсов внедрения. Клиент — крупный федеральный банк. 

Результаты использования Global C на примере регионального банка. 

Точечный подход 

Еще одним примером проекта для решения точечных задач на конференции Debt Tech 2024 был продукт под названием «Взыскатор» от компании RNDSOFT.

«Взыскатор» — это система электронного документооборота с ФССП, реализованная на платформе «Агредатор» от RNDSOFT. На сцене Debt Tech 2024 продукт представлял Константин Юрьев — директор по продуктам разработчика и Валерий Зоткин — операционный директор ПКО «Защита онлайн».

По словам Валерия Зоткина, его компания начала поиск IT-решения из-за скопившихся проблем:

• рост объемов портфелей;
• длительные сроки возбуждения ИП; 
• отсутствие информации и понимания, как работает ФССП; 
• недостаток компетенций и ресурсов для разработки собственного решения.

По итогам тендера выбор ПКО «Защита онлайн» пал на проект компании RNDSOFT.

В ходе своего выступления эксперты выделили ключевые возможности «Взыскатора»:

• массовость: для отправки нескольких сотен сообщений достаточно пары кликов; 
• высокая скорость обработки ИП и автоматизация типовых задач; 
• легитимность данных: вся информация поступает напрямую из базы ФССП;
• индекс должника: методика, которая позволяет оценить платежеспособность клиента агентства.

«Отправка одного заявления на портале госуслуг занимает порядка пяти минут. За это время через “Взыскатор” можно отправить 3 000 заявлений. Это обусловлено самим API ЕПГУ на одного пользователя/сотрудника», — рассказал в ходе выступления Константин Юрьев.

«Взыскатор» предлагает два варианта подключения: 

• готовый АРМ: «коробочное» решение, которое подразумевает быстрый старт работ, готовый личный кабинет, ежемесячные обновления и отсутствие расходов на IT;
• работа по API: этот вариант отличает гибкая настройка, интеграция с CRM компании, легкое масштабирование и возможность кастомизации решения.

В качестве примера участники конференции Debt Tech 2024 привели интеграцию «Взыскатора» с 1С, которую как раз использует ПКО «Защита онлайн».

Коллекторы получили: 

• возможность отправлять жалобы судебным приставам в онлайн-режиме; 
• данные обо всех активных ИП по запросу. 
• отчетность, которая отображает все этапы работы судебных приставов;
• стратегию отправки жалоб; 
• рейтинг отделов ФССП, исходя из показателей эффективности взыскания;
• возможность поиска перспективных банков для взыскания; 
• автоматизированное получение данных о ходе ИП.

«Фактически мы отравляем жалобы в те ОСП, куда действительно нужно их отправлять. Ранее мы не обладали нужной информацией и занималась веерной рассылкой», — рассказал Валерий Зоткин. 

В итоге ПКО «Защита онлайн» сумела сократить затраты на отправку жалоб ФССП на 73% и в 3,5 раза увеличить сборы. С результатами оптимизации можно познакомиться на скриншоте ниже.

Выводы 

Сегодня даже небольшая компания может позволить себе базовую оптимизацию бизнес-процессов. Для этого достаточно пройти пять шагов и использовать не самые дорогостоящие сервисы и решения. В результате ПКО, отдел взыскания МФО или банка может повысить эффективность, сократить число возвратов документов и снизить издержки. В то же время профессиональные взыскатели могут использовать готовое решение, которое оптимизирует работу в целом или какой-то определенный процесс — к примеру, коммуникацию с ФССП.